L’évolution des espaces de travail vers l’open space et le flex office a entraîné une transformation profonde de leur aménagement. De nouvelles normes ont fait leur apparition dans les bureaux, notamment la politique du “clean desk”.
Qu’est-ce que le “clean desk” ? Il s’agit d’un concept visant à créer un espace de travail minimaliste et épuré, en éliminant tout ce qui peut être considéré comme superflu. En pratique, cela signifie ne conserver que l’essentiel : un bureau, un ordinateur et une chaise. Cela permet d’optimiser les conditions de travail, de rester organisé au quotidien et d’améliorer la sécurité de nos dossiers. On évite ainsi de se disperser dans des documents, d’avoir des feuilles volantes et d’accumuler les objets inutiles.
Voici les règles de la politique du clean desk pour les collaborateurs de International ICS lorsqu’ils quittent leurs postes de travail :
- Rangez et verrouillez tous les documents contenant des informations sensibles.
- Ne laissez pas ces documents sur les murs, les tableaux blancs, les tableaux de conférence, les corbeilles à papier, les parapheurs, les casiers de courrier interne et externe, les imprimantes, les appareils multifonctions, les fax, les bacs de recyclage de papier ou près du destructeur de documents.
- Les supports de données comme les clés USB, les cartes mémoire, les disques durs ainsi que les appareils mobiles comme les smartphones, les tablettes et les dictaphones doivent être rangés et verrouillés.
- Ne pas laisser la clé dans la serrure.
- Détruisez tous les documents contenant des informations sensibles qui ne sont plus utilisés dans le destructeur de documents prévu à cet effet.
- Ne pas jeter des documents sensibles dans les poubelles ordinaires.
- Ne connectez aucun appareil privé aux outils informatiques. Il n’est donc pas autorisé de recharger son smartphone privé via un ordinateur professionnel.
- Ne laissez aucun mot de passe ou code de coffre ou de boîte à clés à votre poste de travail, par exemple sur un post-it placé sous le téléphone ou le sous-main.
- Éteignez les ordinateurs professionnels à la fin de la journée de travail. En cas de courte absence, ils doivent être verrouillés et débarrassés de leur smartcard. En général, la smartcard ne doit pas rester dans le lecteur de l’ordinateur si celui-ci n’est pas utilisé.
- Fermez toutes les fenêtres à la fin de la journée de travail. En cas de courte absence, fermez les fenêtres accessibles depuis l’extérieur (rez-de-chaussée).
- À la fin de la journée de travail, débarrassez votre poste de travail. Ne laissez aucun document sur le bureau.
- Fermez les portes des bureaux dès qu’ils sont inoccupés.
- Les issues de secours indiquées dans les plans d’évacuation des locaux doivent rester dégagées.
Mais également, prendre en compte le contrôle des bureaux et des locaux, avec une inspection des espaces non occupés (bureaux, couloirs, archives, etc.) visant à vérifier si les règles de sécurité globale sont respectées, et en particulier, si l’accès à des informations classifiées est adéquatement protégé.
Cela s’applique également aux formes de travail mobile, c’est-à-dire lorsque les collaborateurs accomplissent leurs tâches depuis un lieu autre que leur poste de travail habituel, notamment depuis leur domicile. Les règles peuvent paraitre contraignantes mais permettent une réelle sécurité face aux risques liées a la fuite des données dans les bureaux.
Adopter un mode de vie minimaliste encourage un comportement responsable. Il est donc essentiel de maintenir l’ordre sur son ordinateur avec des dossiers bien organisés. Le clean desk, ainsi que le “clean screen”, sont des solutions d’organisation optimales offrant de nombreux avantages pour augmenter l’efficacité des collaborateurs dans un environnement de travail sain.
Thomas d. C.
La rédaction International ICS.