Le RGPD, ou “Règlement Général sur la Protection des Données” (en anglais, “General Data Protection Regulation” ou GDPR), est un cadre réglementaire qui régit le traitement des données personnelles au sein de l’Union Européenne. Ce cadre juridique évolue pour accompagner les progrès technologiques et les changements de nos sociétés (utilisation croissante du numérique, expansion du commerce en ligne, etc.). Ce nouveau européen s’inscrit dans la lignée de la loi française Informatique et Libertés de 1978 et renforce le contrôle des citoyens sur l’utilisation de leurs données personnelles. Il harmonise les règles à travers l’Europe en fournissant un cadre juridique unique pour les professionnels, leur permettant de développer leurs activités numériques au sein de l’Union Européenne sur la base de la confiance des utilisateurs.
Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).
Qui est concerné ? Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est une réglementation qui concerne un large éventail d’organismes. Quelle que soit la taille de l’organisation, son pays d’implantation ou son activité, elle peut être concernée par le RGPD. Oui, le RGPD s’applique à toute organisation, qu’elle soit publique ou privée, qui traite des données personnelles, que ce soit pour son propre compte ou non. Il y a deux conditions principales pour qu’une organisation soit concernée par le RGPD :
- L’organisation est établie sur le territoire de l’Union européenne.
- L’activité de l’organisation cible directement des résidents européens.
Par exemple, une société établie en France qui exporte tous ses produits ai Liban pour ses clients du Moyen-Orient doit respecter le RGPD. De même, une société établie en Chine qui propose un site de e-commerce en français et livre des produits en France doit également respecter le RGPD.
Le RGPD concerne également les sous-traitants qui traitent des données personnelles pour le compte d’autres organismes. Ainsi, si vous traitez ou collectez des données pour le compte d’une autre entité (entreprise, collectivité, association), vous avez des obligations spécifiques pour garantir la protection des données qui vous sont confiées. En somme, le RGPD a une portée très large et peut concerner une grande variété d’organisations à travers le monde.
Le traitement des données personnelles est un concept large qui englobe toute opération ou ensemble d’opérations effectuées sur des données personnelles. Ces opérations peuvent inclure la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, et le rapprochement.
Prenons un exemple concret : la gestion d’un fichier client, la collecte de coordonnées de prospects via un questionnaire, ou la mise à jour d’un fichier de fournisseurs. Toutes ces actions sont considérées comme des traitements de données personnelles.
Cependant, il est important de noter qu’un fichier contenant uniquement des coordonnées d’entreprises, comme l’entreprise “entreprise 1” avec son adresse postale, le numéro de téléphone de son standard et un email de contact générique “entreprise1@email.fr”, n’est pas considéré comme un traitement de données personnelles.
De plus, un traitement de données personnelles n’est pas nécessairement informatisé. Les fichiers papier sont également concernés et doivent être protégés dans les mêmes conditions que les données numériques.
Un aspect crucial du traitement des données est qu’il doit avoir un objectif précis, une finalité. Autrement dit, vous ne pouvez pas collecter ou traiter des données personnelles simplement parce que cela pourrait vous être utile un jour. Chaque traitement de données doit avoir un but assigné, qui doit être légal et légitime au regard de votre activité professionnelle.
Par exemple, si vous collectez de nombreuses informations sur vos clients lorsque vous effectuez une livraison, éditez une facture ou proposez une carte de fidélité, toutes ces opérations sur ces données constituent votre traitement de données personnelles. Dans ce cas, l’objectif est la gestion de votre clientèle.
En somme, le traitement des données personnelles est une pratique courante dans le monde des affaires, mais il est essentiel de comprendre ses implications et de respecter les règles de confidentialité et de protection des données.
Voici quelques principes clés à suivre pour garantir une gestion sécurisée et éthique des données.
Collectez uniquement les données nécessaires. Les organisations sont encouragées à ne collecter que les données strictement nécessaires pour atteindre leur objectif. Cela limite la manière dont elles peuvent utiliser ou réutiliser ces données dans le futur et évite la collecte de données « au cas où ».
Soyez transparent. La transparence est essentielle dans la gestion des données. Les individus doivent être clairement informés de l’utilisation qui sera faite de leurs données dès leur collecte. Les personnes doivent également être informées de leurs droits et des modalités d’exercice de ces droits.
Facilitez l’exercice des droits des personnes. Les organisations doivent mettre en place des modalités permettant aux personnes d’exercer leurs droits et de répondre dans les meilleurs délais à ces demandes de consultation ou d’accès, de rectification ou de suppression des données.
Fixez des durées de conservation. Les données ne peuvent pas être conservées indéfiniment. Elles ne sont conservées en « base active », c’est-à-dire la gestion courante, que le temps strictement nécessaire à la réalisation de l’objectif poursuivi. Elles doivent être par la suite détruites, anonymisées ou archivées dans le respect des obligations légales applicables en matière de conservation des archives publiques.
Sécurisez les données et identifiez les risques. Il est crucial de prendre toutes les mesures utiles pour garantir la sécurité des données. Cela comprend la sécurisation des locaux, des armoires et des postes de travail, ainsi que la gestion stricte des habilitations et des droits d’accès informatiques.
Insistez sur la conformité continue. La conformité n’est pas gravée dans le marbre et figée. Elle dépend du bon respect au quotidien par les agents, à tous les niveaux, des principes et mesures mis en œuvre. Il est donc nécessaire de vérifier régulièrement que les traitements n’ont pas évolué, que les procédures et les mesures de sécurité mises en place sont bien respectées et de les adapter si besoin.
En suivant ces principes, les organisations peuvent s’assurer qu’elles respectent les normes éthiques et légales en matière de protection des données, tout en garantissant la confiance et la sécurité de leurs utilisateurs.